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Gestion des fournisseurs et sous-traitants (Politique d’achats responsables) – Code de conduite des fournisseurs de MSS

OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

MSS India s’engage à respecter les normes les plus strictes en matière de qualité des produits et d’intégrité des pratiques commerciales dans ses relations avec ses fournisseurs. L’entreprise veille également à ce que les conditions de travail au sein de sa chaîne d’approvisionnement soient sûres, que les travailleurs soient traités avec respect et dignité et que les procédés de fabrication soient responsables d’un point de vue social et environnemental.
 
Afin de garantir que nos relations avec les fournisseurs répondent à ces attentes et contribuent à leur réalisation, MSS India a adopté le Code de conduite des fournisseurs présenté ci-dessous.
 

DÉCLARATION DE POLITIQUE

L’adoption de notre Code repose sur un principe fondamental : toute entreprise doit, dans l’ensemble de ses activités, respecter pleinement les lois, règles et réglementations des pays dans lesquels elle est présente. Ce Code encourage les fournisseurs à aller au-delà des seules obligations légales en s’appuyant sur des normes reconnues à l’échelle internationale afin de renforcer leur responsabilité sociale et environnementale.
 

RESPONSABILITÉS

Les responsables de processus de tous les services en relation avec les fournisseurs sont tenus de respecter le Code de conduite des fournisseurs.
 

RÉFÉRENCES

Norme SA 8000, lois et règlements relatifs aux exigences en matière de travail et d’éthique, ISO 14001, ISO 45001
 

CODE

MSS India encourage vivement ses fournisseurs à reconnaître et à soutenir le présent Code, ainsi qu’à s’efforcer de respecter les normes et dispositions détaillées ci-dessous. Lors de la sélection de ses fournisseurs, MSS India accordera la préférence aux entreprises adoptant des pratiques sociales et environnementales responsables.
 
Le Code se compose de cinq sections. Les sections A, B et C définissent respectivement les normes relatives au travail, à la santé et à la sécurité, ainsi qu’à l’environnement. La section D présente les éléments constitutifs d’un système minimal acceptable de gestion de la conformité au présent Code. La section E établit les normes applicables en matière d’éthique des affaires.
 
Dans le cadre du présent document, le terme « Fournisseur » désigne toute société, entreprise ou autre entité qui vend ou cherche à vendre des biens ou des services à MSS India, ainsi que les salariés, agents et autres représentants de ce Fournisseur.
 

TRAVAIL

Les fournisseurs doivent reconnaître les droits fondamentaux des travailleurs, s’engager à les respecter et traiter les travailleurs avec dignité et respect conformément aux principes reconnus par la communauté internationale.
 
Les normes applicables en matière de travail sont les suivantes :
 

Libre choix de l’emploi

Le recours au travail forcé, servile, sous contrat de servitude ou au travail pénitentiaire involontaire est interdit. Tout travail doit être effectué volontairement et les travailleurs doivent être libres de quitter leur emploi moyennant un préavis raisonnable.
 

Travail des enfants

Le travail des enfants est interdit à toutes les étapes de la fabrication. Le terme « enfant » désigne toute personne employée âgée de moins de 18 ans. Le recours à des programmes d’apprentissage en entreprise légitimes et conformes à l’ensemble des lois et réglementations applicables est autorisé.
 

Discrimination

Aucune discrimination fondée sur la race, la couleur de peau, l’âge, le genre, l’orientation sexuelle, l’origine ethnique, le handicap, la religion, l’affiliation politique, l’appartenance syndicale ou la situation matrimoniale ne doit être pratiquée lors du recrutement ou dans le cadre de l’emploi, notamment pour les promotions, les gratifications ou l’accès à la formation. En outre, les travailleurs ou candidats à un emploi ne doivent pas être soumis à des examens médicaux ou tests de grossesse susceptibles d’être utilisés à des fins discriminatoires.
 

Traitements cruels ou inhumains

Tout traitement cruel ou inhumain est interdit, notamment le harcèlement sexuel, les abus sexuels, les châtiments corporels, la coercition mentale ou physique ou les violences verbales envers les travailleurs. Toute menace d’un tel traitement est également interdite.
 

Salaires minimaux

La rémunération versée aux travailleurs doit respecter l’ensemble des lois en vigueur en matière de salaires, notamment les dispositions relatives au salaire minimum, aux heures supplémentaires et aux avantages obligatoires prévus par la loi. Toute retenue sur salaire à titre disciplinaire doit respecter la législation locale. Les modalités de rémunération des travailleurs doivent leur être communiquées clairement et en temps utile.
 

Temps de travail

Les études consacrées aux bonnes pratiques de fabrication établissent clairement un lien entre la fatigue des travailleurs et une baisse de la productivité, une hausse
du turnover ainsi qu’une augmentation des accidents et maladies. La durée hebdomadaire de travail ne doit pas dépasser la limite maximale fixée par la loi sur les usines (Factories Act). En outre, la durée hebdomadaire de travail ne doit pas dépasser 48 heures, heures supplémentaires comprises, sauf en cas d’urgence ou de circonstances exceptionnelles. Les travailleurs doivent bénéficier d’au moins un jour de repos par période de sept jours.
 

Liberté d’association

Une communication ouverte et un dialogue direct entre les travailleurs et la direction constituent les moyens les plus efficaces de résoudre les problèmes liés aux conditions de travail et à la rémunération. Les fournisseurs doivent respecter le droit des travailleurs à s’associer librement et à communiquer ouvertement avec la direction au sujet de leurs conditions de travail, sans crainte de représailles, d’intimidation ou de harcèlement.
 

Santé et sécurité

Les fournisseurs doivent reconnaître qu’un environnement de travail sûr et sain contribue à améliorer la qualité des produits et services, la régularité de la production et le moral des travailleurs. Des référentiels tels que la norme ISO 45001 relative à la santé et à la sécurité au travail ont été utilisés pour l’élaboration du présent Code et peuvent constituer des sources d’information complémentaires utiles.
 
Les normes de santé et de sécurité sont les suivantes :
 

Protection des machines

Les machines utilisées par les travailleurs doivent être équipées de dispositifs de protection physiques, de systèmes de verrouillage et de barrières, qui doivent être correctement entretenus.
 

Hygiène industrielle

L’exposition des travailleurs aux agents chimiques, biologiques et physiques doit être identifiée, évaluée et maîtrisée. En cas d’impossibilité de maîtriser les risques de manière adéquate au moyen de mesures techniques et administratives, des équipements de protection individuelle appropriés doivent être fournis aux travailleurs.
 

Sécurité

L’exposition des travailleurs aux risques professionnels, notamment ceux liés à l’électricité et aux autres sources d’énergie, aux incendies, aux véhicules, aux glissades, aux trébuchements et aux chutes, doit être maîtrisée grâce à une conception adaptée, à des mesures techniques et administratives, à une maintenance préventive et à des procédures de travail sûres. Lorsque ces moyens ne permettent pas de maîtriser suffisamment les risques, des équipements de protection individuelle appropriés doivent être fournis aux travailleurs.
 

Préparation et réponse aux situations d’urgence

Les situations et événements d’urgence doivent être identifiés et évalués. Leur impact doit être réduit au minimum grâce à la mise en œuvre de plans d’urgence et de procédures d’intervention comprenant notamment le signalement des situations d’urgence, les procédures de notification et d’évacuation des salariés, la formation et les exercices destinés aux travailleurs, des équipements appropriés de détection et de lutte contre l’incendie, des issues de secours adéquates et des plans de reprise.
 

Maladies professionnelles et accidents du travail

Des procédures doivent être mises en place pour gérer, suivre et signaler les maladies professionnelles et accidents du travail. Elles doivent notamment permettre : a) d’encourager leur signalement par les travailleurs ; b) de classer et d’enregistrer les cas d’accident et de maladie ; c) de dispenser les soins médicaux nécessaires ; d) d’enquêter sur les cas et de mettre en œuvre des mesures correctives visant à éliminer leurs causes ; e) de faciliter le retour au travail des salariés.
 

Travaux physiquement exigeants

L’exposition des travailleurs à des tâches physiquement exigeantes, notamment la manutention manuelle de matériaux et le levage de charges lourdes, la station debout prolongée ainsi que les tâches d’assemblage très répétitives ou exigeant un effort important, doit être identifiée, évaluée et maîtrisée.
 

ENVIRONNEMENT

Les fournisseurs doivent reconnaître que la responsabilité environnementale fait partie intégrante de la fabrication de produits de qualité irréprochable. Lors des opérations de fabrication, les effets négatifs sur l’environnement et les ressources naturelles doivent être réduits au minimum tout en préservant la santé et la sécurité du public.
 
Des référentiels tels que la norme ISO 14001 peuvent être utilisés dans le cadre du présent Code et constituer des sources d’information complémentaires utiles.
 
Les normes environnementales sont les suivantes :
 

Restrictions relatives à la composition des produits

Les fournisseurs doivent respecter les lois et réglementations applicables concernant l’interdiction ou la restriction de certaines substances, notamment les dispositions relatives au recyclage et à l’élimination. Ils doivent en outre respecter l’ensemble des exigences environnementales définies par MSS India.
 

Produits chimiques et matières dangereuses

Les produits chimiques et autres matières susceptibles de présenter un danger en cas de rejet dans l’environnement doivent être identifiés et gérés afin de garantir leur manipulation, leur transport, leur stockage, leur recyclage ou réutilisation et leur élimination en toute sécurité.
 
Le respect des exigences RoHS et REACH est obligatoire pour les fournisseurs concernés. Un rapport d’essai est initialement requis et une déclaration doit ensuite être fournie chaque année ainsi qu’à chaque mise à jour applicable.
 
Le respect des exigences relatives aux minerais provenant de zones de conflit et leur déclaration au moyen du modèle CMRT sont obligatoires pour les fournisseurs de traitements de surface lorsque des matériaux 3TG ou des procédés d’étamage sont concernés.
 

Eaux usées et déchets solides

Les eaux usées et déchets solides générés par les activités, les procédés industriels et les installations sanitaires doivent être surveillés, maîtrisés et traités conformément aux exigences applicables avant leur rejet ou leur élimination.
 

Émissions atmosphériques

Les émissions atmosphériques de composés organiques volatils, d’aérosols, de substances corrosives, de particules, de substances appauvrissant la couche d’ozone et de sous-produits de combustion générées par les activités doivent être caractérisées, surveillées, maîtrisées et traitées conformément aux exigences applicables avant leur rejet.
 

Autorisations environnementales et déclarations réglementaires

Toutes les autorisations environnementales et tous les enregistrements requis, notamment en matière de surveillance des rejets, doivent être obtenus, maintenus en vigueur et tenus à jour. Les exigences opérationnelles et obligations de déclaration correspondantes doivent être respectées.
 

Prévention de la pollution et réduction de la consommation de ressources

Les déchets et consommations de toutes natures, notamment l’eau et l’énergie, doivent être réduits ou éliminés à la source ou au moyen de mesures telles que la modification des procédés de production, de maintenance et d’exploitation des installations, la substitution des matériaux, les économies de ressources, le recyclage et la réutilisation des matériaux.
 

Système de management

Les fournisseurs doivent adopter ou mettre en place un système de management dont le périmètre est adapté au contenu du présent Code et proportionné à leur profil de responsabilité sociale et environnementale. Ce système de management doit être conçu de manière à garantir :
 
a) le respect des lois et réglementations applicables ;
b) la conformité au présent Code ;
c) l’identification et la maîtrise des risques opérationnels associés au présent Code. Il doit également favoriser l’amélioration continue.
 
Le système de management doit comprendre les éléments suivants :
 

Engagement de l’entreprise

Des déclarations en matière de responsabilité sociale et environnementale affirmant l’engagement du Fournisseur en faveur de la conformité et de l’amélioration continue.
 

Responsabilité de la direction

Identification claire du ou des représentants de l’entreprise chargés de veiller à la mise en œuvre du système de management et d’en examiner périodiquement l’état.
 

Exigences légales et client

Identification, suivi et compréhension des lois, réglementations et exigences client applicables.
 

Évaluation et gestion des risques

Mise en place d’un processus permettant d’identifier les risques en matière d’environnement, de santé et de sécurité et de pratiques de travail associés aux activités du Fournisseur. L’importance relative de chaque risque doit être déterminée et des mesures procédurales et physiques appropriées doivent être mises en œuvre afin d’assurer la conformité réglementaire et de maîtriser les risques identifiés.
 

Objectifs de performance, plan de mise en œuvre et indicateurs

Des normes écrites, des objectifs de performance, des cibles et des plans de mise en œuvre doivent être définis, avec une évaluation périodique des performances du Fournisseur au regard de ces objectifs.
 

Formation

Des programmes de formation destinés aux responsables et aux travailleurs doivent permettre la mise en œuvre des politiques, procédures et objectifs d’amélioration du Fournisseur.
 

Communication

Un processus doit être mis en place afin de communiquer aux travailleurs, aux fournisseurs et aux clients des informations claires et exactes sur les performances, les pratiques et les attentes du Fournisseur.
 

Retour d’expérience et participation des salariés

Des processus continus doivent permettre d’évaluer la compréhension par les salariés des pratiques et conditions couvertes par le présent Code, de recueillir leurs commentaires et de favoriser l’amélioration continue.
 

Audits et évaluations

Des auto-évaluations périodiques doivent être menées afin de vérifier la conformité aux exigences légales et réglementaires, aux dispositions du présent Code et aux exigences contractuelles des clients en matière de responsabilité sociale et environnementale.
 

Processus de mesures correctives

Un processus doit permettre de corriger dans les meilleurs délais les non-conformités identifiées lors d’évaluations, d’inspections, d’enquêtes ou d’examens internes ou externes.
 

Documentation et enregistrements

Des documents et enregistrements doivent être créés et conservés afin de garantir la conformité réglementaire et le respect des exigences de l’entreprise, tout en assurant le niveau de confidentialité approprié pour protéger les informations privées.
 

ÉTHIQUE

Afin d’assumer leurs responsabilités sociales et de réussir sur le marché, les fournisseurs et leurs représentants doivent respecter les normes éthiques les plus strictes, notamment les suivantes :
 

Absence de corruption, d’extorsion et de détournement de fonds

Les normes d’intégrité les plus strictes doivent être respectées dans toutes les relations commerciales. Toute forme de corruption, d’extorsion ou de détournement de fonds est strictement interdite et peut entraîner la cessation immédiate de la relation commerciale ainsi que des poursuites judiciaires.
 

Divulgation et confidentialité des informations

Des mesures efficaces doivent être mises en place afin de protéger les informations client concernant les activités commerciales, la structure, la situation financière, les performances et toute autre information considérée comme confidentielle. Ces informations ne doivent être divulguées que conformément aux dispositions de tout accord de confidentialité conclu entre le Fournisseur et MSS India ainsi qu’à l’ensemble des lois et réglementations applicables.
 

Absence d’avantage indu

Il est interdit de proposer ou d’accepter des pots-de-vin ou tout autre moyen permettant d’obtenir un avantage indu ou injustifié. Aucun Fournisseur, représentant ou salarié d’un Fournisseur ne doit proposer à un salarié de MSS India une commission occulte, une faveur, une gratification, une invitation ou tout autre avantage de valeur dans le but d’obtenir un traitement favorable de sa part. Il est également interdit aux salariés de MSS India de solliciter de tels avantages. Cette interdiction s’étend aux membres de la famille proche des fournisseurs et des salariés de MSS India. Dès lors qu’un cadeau n’a pas pour objectif d’obtenir un traitement favorable au bénéfice du Fournisseur et ne peut être assimilé à un pot-de-vin, une commission occulte, un paiement indu ou toute autre forme de versement irrégulier, les salariés peuvent l’accepter conformément au Code de conduite de MSS India.
 

Pratiques commerciales, publicité et concurrence loyales

Les principes de loyauté en matière de pratiques commerciales, de publicité et de concurrence doivent être respectés. Les fournisseurs de MSS India ne doivent pas participer à des ententes dans le cadre d’appels d’offres, à la fixation concertée des prix, à des pratiques de discrimination tarifaire ou à toute autre pratique commerciale déloyale contraire aux lois applicables.
 

Engagement envers les communautés

L’engagement auprès des communautés est encouragé afin de favoriser leur développement social et économique.
 

Protection de la propriété intellectuelle

Les droits de propriété intellectuelle doivent être respectés. Tout transfert de technologie ou de savoir-faire doit être effectué de manière à protéger ces droits.
 

Sécurité des informations

Les informations communiquées par MSS India, telles que les plans, spécifications, directives, procédures opérationnelles standards (SOP), instructions de travail (WI), etc., doivent être utilisées par l’entreprise ainsi que par ses dirigeants et salariés exclusivement aux fins de la réalisation des prestations et de la fabrication des pièces et ne doivent en aucun cas être communiquées à des tiers.
 
Après utilisation aux fins prévues, ces informations doivent être restituées à MSS India. Consultez l’« Accord de confidentialité » pour obtenir plus d’informations.
 
Déclaration d’acceptation – Nous reconnaissons avoir reçu un exemplaire du « Code de conduite des fournisseurs de MSS » applicable aux fournisseurs de MSS India et nous nous engageons, en complément des engagements définis dans les accords initiaux et dans l’accord de confidentialité conclu avec MSS India, à respecter les principes et exigences qui y sont énoncés.