Kodeks postępowania dostawców

CEL I ZAKRES

MSS India zobowiązuje się do przestrzegania najwyższych standardów jakości produktów i uczciwości biznesowej w relacjach z dostawcami oraz do zapewnienia, że warunki pracy w naszym łańcuchu dostaw są bezpieczne, że pracownicy są traktowani z szacunkiem i godnością, a procesy produkcyjne są odpowiedzialne pod względem środowiskowym i społecznym.

Aby dopilnować, że nasze relacje z dostawcami będą spełniać i wspierać te oczekiwania, firma MSS India przyjmuje poniższy Kodeks postępowania dla dostawców.

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE POLITYKI

Podstawą przyjęcia naszego Kodeksu jest zrozumienie, że przedsiębiorstwo we wszystkich swoich działaniach musi zachować pełną zgodność z przepisami, zasadami i regulacjami krajów, w których prowadzi działalność. Niniejszy Kodeks zachęca dostawców do wykraczania poza zgodność z przepisami, opierając się na uznanych międzynarodowych standardach, w celu promowania odpowiedzialności społecznej i środowiskowej.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ I ROZLICZALNOŚĆ

Do przestrzegania Kodeksu postępowania dla dostawców są zobowiązane osoby odpowiedzialne za procesy, które mają kontakt z dostawcami z dowolnego działu.

ODNIESIENIA

Norma SA 8000, ustawy i przepisy dotyczące wymogów etycznych pracy, ISO 14001, ISO 45001

KODEKS

MSS India zdecydowanie zachęca również swoich dostawców do zapoznania się z naszym Kodeksem i poparcia go oraz do dążenia do przestrzegania jego standardów i postanowień szczegółowo opisanych poniżej. Przy wyborze kwalifikowanych dostawców MSS India będzie preferować podmioty, które wykazują postępowe podejście w kwestiach społecznych i środowiskowych.

Kodeks składa się z pięciu sekcji. Sekcje A, B i C określają odpowiednio standardy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz środowiska. Sekcja D określa elementy minimalnego akceptowalnego systemu zarządzania zgodnością z niniejszym Kodeksem. Sekcja E zawiera standardy dotyczące etyki biznesowej.

Na potrzeby niniejszego dokumentu termin „dostawca” oznacza każdą firmę, spółkę lub inny podmiot, który sprzedaje lub zamierza sprzedawać towary lub usługi firmie MSS India, w tym pracowników, agentów i innych przedstawicieli dostawcy.

PRACA

Dostawcy powinni uznawać prawa człowieka swoich pracowników i zobowiązać się do ich przestrzegania oraz do traktowania pracowników z godnością i szacunkiem, zgodnie z rozumieniem społeczności międzynarodowej.

Standardy pracy są następujące:

Wolny wybór zatrudnienia

Nie wolno stosować pracy przymusowej, niewolniczej, półniewolniczej ani przymusowej pracy więźniów. Praca ma charakter dobrowolny, a pracownicy powinni mieć swobodę odejścia po uprzednim złożeniu odpowiedniego wypowiedzenia.

Praca dzieci

Na żadnym etapie produkcji nie wolno wykorzystywać pracy dzieci. Termin „dziecko” odnosi się do każdej osoby zatrudnionej poniżej 18. roku życia. Popiera się natomiast stosowanie legalnych programów praktyk zawodowych, które są zgodne ze wszystkimi przepisami i regulacjami.

Dyskryminacja

W praktykach związanych z rekrutacją i zatrudnieniem (np. awanse, nagrody i dostęp do szkoleń) nie może występować żadna dyskryminacja ze względu na rasę, kolor skóry, wiek, płeć, orientację seksualną, pochodzenie etniczne, niepełnosprawność, wyznanie, przynależność polityczną, członkostwo w związkach zawodowych lub stan cywilny. Ponadto pracownicy lub potencjalni pracownicy nie powinni być poddawani badaniom medycznym ani testom ciążowym, które mogłyby zostać wykorzystane w sposób dyskryminujący.

Okrutne lub nieludzkie traktowanie

Nie wolno stosować okrutnego i nieludzkiego traktowania, w tym molestowania seksualnego, wykorzystywania seksualnego, kar cielesnych, przymusu psychicznego lub fizycznego ani znieważania pracowników. Nie wolno również grozić takim traktowaniem.

Płaca minimalna

Wynagrodzenie wypłacane pracownikom musi być zgodne ze wszystkimi obowiązującymi przepisami dotyczącymi wynagrodzeń, w tym dotyczącymi płacy minimalnej, godzin nadliczbowych i świadczeń wymaganych przez prawo. Wszelkie dyscyplinarne potrącenia z wynagrodzenia muszą być zgodne z lokalnym prawem. Zasady, na podstawie których pracownicy otrzymują wynagrodzenie, muszą być im jasno i terminowo przekazane.

Godziny pracy

Badania dotyczące dobrych praktyk w produkcji wyraźnie wskazują na związek między obciążeniem pracowników a spadkiem wydajności, wzrostem rotacji kadr oraz większą liczbą urazów i chorób. Tydzień pracy nie może przekraczać maksymalnego limitu określonego przez ustawę Factories Act. Ponadto tydzień pracy nie powinien trwać dłużej niż 48 godzin, wliczając nadgodziny, z wyjątkiem sytuacji nadzwyczajnych lub wyjątkowych. Pracownicy powinni mieć zapewniony co najmniej jeden dzień wolny w każdym siedmiodniowym tygodniu.

Wolność zrzeszania się

Otwarta komunikacja i bezpośredni dialog między pracownikami a kierownictwem to najskuteczniejsze sposoby rozwiązywania problemów związanych z miejscem pracy i wynagrodzeniem. Dostawcy muszą szanować prawa pracowników do swobodnego zrzeszania się oraz do otwartej komunikacji z kierownictwem w sprawie warunków pracy, bez obawy przed represjami, zastraszaniem lub nękaniem.

Zdrowie i bezpieczeństwo

Dostawcy powinni być świadomi tego, że bezpieczne i zdrowe środowisko pracy pozytywnie wpływa na jakość produktów i usług, spójność produkcji oraz morale pracowników. Przy opracowywaniu niniejszego Kodeksu wykorzystano jako punkt odniesienia normy dotyczące zarządzania, takie jak ISO 45001 w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, które mogą stanowić przydatne źródło dodatkowych informacji.

Standardy dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa są następujące:

Zabezpieczenie maszyn

W przypadku maszyn obsługiwanych przez pracowników należy zapewnić fizyczne osłony, blokady i bariery oraz dbać o ich prawidłową konserwację.

Higiena pracy

Należy ustalić, ocenić i kontrolować narażenie pracowników na czynniki chemiczne, biologiczne i fizyczne. W przypadku gdy zagrożeń nie da się odpowiednio kontrolować za pomocą środków technicznych i administracyjnych, należy zapewnić pracownikom odpowiednie środki ochrony indywidualnej.

Bezpieczeństwo

Narażenie pracowników na niebezpieczeństwo w miejscu pracy (np. źródła energii elektrycznej i inne źródła energii, pożar, pojazdy, ryzyko poślizgnięcia się, potknięcia i upadku) należy kontrolować poprzez odpowiednie projektowanie, środki techniczne i administracyjne, konserwację zapobiegawczą oraz procedury bezpiecznej pracy. W przypadku gdy zagrożeń nie da się odpowiednio kontrolować za pomocą tych środków, należy zapewnić pracownikom odpowiednie środki ochrony indywidualnej.

Gotowość i reagowanie w sytuacjach awaryjnych

Należy ustalić i ocenić sytuacje awaryjne oraz zdarzenia, a także zminimalizować ich skutki poprzez wdrożenie planów awaryjnych i procedur reagowania, w tym: procedury zgłaszania sytuacji awaryjnych, powiadamiania pracowników i ewakuacji, szkolenia pracowników i ćwiczenia, odpowiedni sprzęt do wykrywania i gaszenia pożarów, odpowiednie wyjścia ewakuacyjne oraz plany przywracania normalnego funkcjonowania.

Urazy i choroby zawodowe

Należy wprowadzić procedury nadzorowania, śledzenia i zgłaszania urazów i chorób zawodowych, w tym przepisy mające na celu: a) zachęcanie pracowników do zgłaszania takich przypadków; b) klasyfikowanie i rejestrowanie przypadków urazów i chorób; c) zapewnienie niezbędnego leczenia; d) badanie przypadków i wdrażanie działań naprawczych w celu wyeliminowania ich przyczyn; oraz d) ułatwianie powrotu pracowników do pracy.

Praca wymagająca wysiłku fizycznego

Należy ustalić, ocenić i kontrolować narażenie pracowników na zadania wymagające dużego wysiłku fizycznego, w tym ręczne przenoszenie materiałów i podnoszenie ciężarów, długotrwałe stanie oraz wysoce powtarzalne lub wymagające użycia siły zadania montażowe.

ŚRODOWISKO

Dostawcy powinni być świadomi tego, że odpowiedzialność za środowisko stanowi integralną część wytwarzania światowej klasy produktów. W procesach produkcyjnych należy ograniczać do minimum negatywny wpływ na środowisko i zasoby naturalne, jednocześnie dbając o zdrowie i bezpieczeństwo społeczeństwa.

Systemy zarządzania, takie jak ISO 14001, mogą służyć jako punkt odniesienia przy opracowywaniu niniejszego Kodeksu i mogą stanowić przydatne źródło dodatkowych informacji.

Normy środowiskowe to:

Ograniczenia dotyczące składu produktów

Dostawcy są zobowiązani do przestrzegania obowiązujących przepisów i regulacji dotyczących zakazu lub ograniczeń stosowania określonych substancji, w tym przepisów dotyczących recyklingu i utylizacji. Ponadto dostawcy są zobowiązani do przestrzegania wszystkich wymogów środowiskowych określonych przez MSS India.

Substancje chemiczne i materiały niebezpieczne

Substancje chemiczne i inne materiały stanowiące zagrożenie w przypadku uwolnienia do środowiska muszą zostać zidentyfikowane i poddane odpowiedniemu zarządzaniu w celu zapewnienia ich bezpiecznego przenoszenia, transportu, przechowywania, recyklingu lub ponownego wykorzystania oraz unieszkodliwiania.

Zgodność z dyrektywami RoHS i REACH jest obowiązkowa dla poszczególnych dostawców. Na początku wymagany jest raport z badań, a deklaracja ND jest obowiązkowa co roku oraz w przypadku każdej aktualizacji.

Zgodność z przepisami dotyczącymi minerałów z regionów ogarniętych konfliktami oraz zgłaszanie ich w szablonie CMRT jest obowiązkowe dla dostawców usług powlekania galwanicznego, w przypadku których stosowane są materiały z grupy 3TG oraz powłoki cynowe (TIN).

Ścieki i odpady stałe

Ścieki i odpady stałe powstające w wyniku działalności operacyjnej, procesów przemysłowych oraz z obiektów sanitarnych należy monitorować, kontrolować i oczyszczać zgodnie z wymogami przed ich odprowadzeniem lub unieszkodliwieniem.

Emisje do atmosfery

Emisje do atmosfery lotnych związków organicznych, aerozoli, substancji korozyjnych, cząstek stałych, substancji zubożających warstwę ozonową oraz produktów ubocznych spalania powstających w wyniku działalności operacyjnej należy scharakteryzować, monitorować, kontrolować i oczyszczać zgodnie z wymogami przed uwolnieniem do atmosfery.

Pozwolenia środowiskowe i sprawozdawczość

Wszystkie wymagane pozwolenia środowiskowe (np. dotyczące monitorowania zrzutów) oraz rejestracje należy uzyskać, utrzymywać i aktualizować, a także przestrzegać związanych z nimi wymogów operacyjnych i sprawozdawczych.

Zapobieganie zanieczyszczeniom i ograniczenie zużycia zasobów

Wszelkiego rodzaju odpady, w tym zużycie wody i energii, należy ograniczać lub eliminować u źródła lub poprzez takie praktyki, jak modyfikacja procesów produkcyjnych, konserwacyjnych i zakładowych, zastępowanie materiałów, oszczędzanie, recykling i ponowne wykorzystywanie materiałów.

SYSTEM ZARZĄDZANIA

Dostawcy muszą przyjąć lub ustanowić system zarządzania, którego zakres jest powiązany z treścią niniejszego Kodeksu i proporcjonalny do profilu odpowiedzialności środowiskowej i społecznej dostawcy. System zarządzania powinien być zaprojektowany tak, aby zapewnić

a) przestrzeganie obowiązujących przepisów i regulacji;

b) zgodność z niniejszym Kodeksem;

c) identyfikację i ograniczanie zagrożeń operacyjnych powiązanych z niniejszym Kodeksem. Powinien on również ułatwiać ciągłe doskonalenie.

System zarządzania powinien zawierać następujące elementy:

Zobowiązanie firmy

Oświadczenia dotyczące społecznej i środowiskowej odpowiedzialności przedsiębiorstwa, potwierdzające zaangażowanie dostawcy w przestrzeganie zasad i ciągłe doskonalenie.

Odpowiedzialność i rozliczalność kierownictwa

Wyraźnie wyznaczeni przedstawiciele firmy odpowiedzialni za zapewnienie wdrożenia systemu oraz okresowy przegląd stanu zarządzania.

Wymogi prawne i wymagania klientów

Identyfikacja, monitorowanie i zrozumienie obowiązujących przepisów, regulacji oraz wymagań klientów.

Ocena ryzyka i zarządzanie ryzykiem

Proces identyfikacji ryzyka związanego ze środowiskiem, zdrowiem i bezpieczeństwem oraz praktykami pracy w działalności dostawcy. Określenie względnego znaczenia każdego ryzyka oraz wdrożenie odpowiednich środków kontroli proceduralnych i fizycznych w celu zapewnienia zgodności z przepisami i kontroli zidentyfikowanego ryzyka.

Cele w zakresie wyników wraz z planem wdrożenia i środkami

Pisemne standardy, cele w zakresie wyników, wartości docelowe oraz plany wdrożenia, w tym okresowa ocena wyników dostawcy pod kątem realizacji tych celów.

Szkolenia

Programy szkoleniowe dla kadry kierowniczej i pracowników w zakresie wdrażania polityk, procedur i celów doskonalenia dostawcy.

Komunikacja

Proces przekazywania jasnych i dokładnych informacji dotyczących wyników, praktyk i oczekiwań dostawcy pracownikom, dostawcom i klientom.

Informacje zwrotne i zaangażowanie pracowników

Bieżące procesy mające na celu ocenę stopnia zrozumienia przez pracowników praktyk i warunków objętych niniejszym Kodeksem oraz uzyskanie od nich informacji zwrotnej w tym zakresie, a także wspieranie ciągłego doskonalenia.

Audyty i oceny

Okresowe samooceny mające na celu zapewnienie zgodności z wymogami prawnymi i regulacyjnymi oraz treścią kodeksu, a także wymogi umowne klientów dotyczące odpowiedzialności społecznej i środowiskowej.

Proces działań naprawczych

Proces służący terminowemu usuwaniu nieprawidłowości zidentyfikowanych w wyniku wewnętrznych lub zewnętrznych ocen, inspekcji, dochodzeń i przeglądów.

Dokumentacja i rejestry

Tworzenie dokumentów i rejestrów w celu zapewnienia zgodności z przepisami i wymaganiami firmy, przy zachowaniu odpowiedniej poufności w celu ochrony prywatności.

ETYKA

Aby wywiązać się z obowiązków społecznych i osiągnąć sukces na rynku, dostawcy i ich przedstawiciele muszą przestrzegać najwyższych standardów etycznych, w tym:

Zakaz korupcji, wymuszeń i malwersacji

We wszystkich relacjach biznesowych oczekuje się przestrzegania najwyższych standardów uczciwości. Wszelkie formy korupcji, wymuszeń i malwersacji są surowo zabronione i skutkują natychmiastowym rozwiązaniem umowy oraz podjęciem działań prawnych.

Ujawnianie i poufność informacji

Środki służące skutecznej ochronie informacji dotyczących działalności biznesowej, struktury, sytuacji finansowej, wyników i/lub wszelkich innych informacji uznanych za poufne mogą być ujawniane wyłącznie zgodnie z wytycznymi określonymi w uzgodnionej umowie o zachowaniu poufności między dostawcą a MSS India oraz zgodnie z wytycznymi wszystkich obowiązujących przepisów i regulacji.

Zakaz uzyskiwania nienależnych korzyści

Nie wolno oferować ani przyjmować łapówek ani innych środków służących uzyskaniu nieuzasadnionej lub niewłaściwej korzyści. Żaden dostawca, jego przedstawiciele ani pracownicy nie mogą oferować pracownikom MSS India łapówek, przysług, gratyfikacji, rozrywki ani niczego wartościowego w celu uzyskania preferencyjnego traktowania ze strony MSS India. Pracownikom MSS India również nie wolno zabiegać o takie korzyści. Zakaz ten obejmuje również członków najbliższej rodziny zarówno dostawców, jak i pracowników MSS India. O ile prezent nie ma na celu uzyskania preferencyjnego traktowania dla dostawców i nie stwarza wrażenia łapówki, prowizji, wynagrodzenia lub nieprawidłowej formy płatności, pracownikom MSS India nie zabrania się przyjmowania prezentów zgodnie z kodeksem postępowania MSS India.

Uczciwa działalność gospodarcza, reklama i konkurencja

Należy przestrzegać standardów uczciwego prowadzenia działalności, reklamy i konkurencji. Dostawcy MSS India nie mogą angażować się w zmowy przetargowe, ustalanie cen, dyskryminację cenową ani inne nieuczciwe praktyki handlowe naruszające obowiązujące przepisy.

Zaangażowanie społeczne

Zachęca się do zaangażowania społecznego w celu wspierania rozwoju społecznego i gospodarczego.

Ochrona własności intelektualnej

Należy przestrzegać praw własności intelektualnej; transfer technologii i know-how musi odbywać się w sposób zapewniający ochronę tych praw.

Bezpieczeństwo informacji

Informacje udostępniane przez MSS India, takie jak rysunki, specyfikacje, wytyczne, procedury operacyjne (SOP), instrukcje robocze (WI) itp., będą wykorzystywane przez tę firmę oraz jej kierownictwo, dyrektorów i pracowników wyłącznie w celu realizacji usług i produkcji części, i nie będą w żaden sposób ujawniane osobom trzecim.

Po zakończeniu przewidzianego wykorzystania informacje te należy zwrócić do MSS India. Szczegóły można znaleźć w Umowie o zachowaniu poufności.

Oświadczenie o przyjęciu — otrzymaliśmy kopię Kodeksu postępowania dla dostawców MSS przeznaczonego dla dostawców MSS India i niniejszym zobowiązujemy się — oprócz zobowiązań określonych w umowach wstępnych oraz Umowie o zachowaniu poufności (NDA) zawartej z MSS India — do przestrzegania zawartych w nim zasad i wymagań.

Zarządzanie dostawcami i wykonawcami (polityka zrównoważonych zamówień) Kodeks postępowania dla dostawców MSS